Sistem Penyimpanan Boks

Job Description

JOB DESCRIPTION
TENAGA TEKNIS KEARSIPAN
A.  TUGAS HARIAN
NO	JOB DESCRIPTION	TEKNIS PELAKSANAAN
1	Menerima Dokumen (Boks dan Odner lainnya)	1.  Dilaksanakan Dengan Jemput Bola Ke Unit-unit Kerja
	Dari Unit-unit Kerja	2.  Dilaksanakan Jam 16.30 Setelah Dokumen Di Unit-Unit Kerja Selesai
		3.  Menggunakan Form.Penyerahan/ Penerimaan Dokumen (terlampir)
2	Melaksanakan Pemilahan Dan Pengelompokan	1.  Mengelompokan Jurnal Harian
	Dokumen	2.  Mengelompokan Dokumen Surat-surat, Memo, SK. SE, SI
		3.  Mengelompokan Dokumen Non Jurnal Sesuai Permasalahannya
		Contoh  :  -  Kelompok Neraca Harian
		-  Kelompok Nominatif
		-  Kelompok Neraca Rugi/ Laba
		4.  Menyusun PK Lunas Kedalam Boks Dengan Sebelumnya Melaksana-
		Penyortiran Berkas PK dari Jaminan Kredit yang Tertinggal
		5.  Memisahkan Dokumen Kelompok Non Arsip/ Arsip Kelebihan
		(Sampah)
3	Pemberkasan Dan Penataan Sementara	1.  Memasukkan kedalam Folder Untuk Jenis-jenis Dokumen Surat-
	Dokumen-dokumenYang Diterima	Surat, Memo, SK, SE Dengan Mencantumkan Tgl, Bln dan Tahun
		Dokumen diterima Dan No, Tgl, Bln, Thn Dokumen diluar Folder
		2.  Untuk Dokumen Jurnal Melaksanakan Cek Kelengkapan Pencantu-
		man Tgl/Bln/Thn dan Kode Unit Kerja Pada Sampul Jurnal
		3.  Memasukan Dokumen-dokumen yang Sudah Dimasukan Ke Folder
		Kedalam Boks Arsip Sesuai Kelompok Dokumennya
		Contoh :  - Boks Khusus Jurnal
		- Boks Khusus SK, SE, Memo dll
		4.  Memberi Kode Klasifikasi Pada Boks dan Judul Dokumen Pada
		Boks Arsip
		5.  Menyusun Boks-boks Tersebut diatas Rak Arsip
		Keterangan  :
		Pemberkasan kedalam Boks Arsip Terus Dilaksanakan Sampai
		Boks Penuh, Selanjutnya Apabila Penuh Ganti Boks Dengan Judul
		Dan Kode Klasifikasi Sama Tetapi Dikolom Nomor Boks Dicantum-
		kan No Selanjutnya
		Contoh  :
		- Boks Jurnal Tanggal 10 Januari 2000 s/d 30 Januari 2000
		Pada Boks No Urut 1 Selanjutnya Boks No Urut 2 dimulai
		Tanggal 2 Februari 2000 s/d ……………….
4	Menginput Data Ke Komputer	1.  Melaksanakan Input Data Dokumen Jurnal Sesuai Software Pendata-
		an Untuk Jurnal (terlampir) → 1 Sampul 1 Item
		2.  Melaksanakan Input Data Dokumen SK, SE, Memo dan Surat-surat
		Lainnya Dengan 1 Folder 1 Item (Software Khusus)
		3.  Melaksanakan Input Data Dokumen Non Jurnal Dengan Software
		Khusus Non Jurnal (terlampir)
		Keterangan  :
		Input Data Dilaksanakan Selama 1 Tahun, Untuk Selanjutnya
		Daftar Hasil Inputan di Print Dan Dibukukan 1 Tahun Sekali
		1 Buku 1 Kelompok Dokumen
5	Melayani Dan Mencatat Peminjaman/ Pengem-	1.  Membuat Bukti Penyerahan Dokumen Yang Dipinjam Dengan Men-
	balian Dokumen	cantumkan Tgl/Bln/Thn Penyerahan, Jenis Dokumen Yang Dipinjam
		Nama Peminjam dan Keterangan Asli atau Copy Dokumen Yang
		Dipinjam
B.  TUGAS BULANAN
NO	JOB DESCRIPTION	TEKNIS PELAKSANAAN
1	Pemberkasan Non Jurnal Unit Kerja Akuntansi	1.  Mengeluarkan Print Out Dokumen Dari Boks Arsip Khusus Untuk
		Dokumen Produk Akuntansi
		2.  Mengelompokan Per-Jenis Permasalahan Dan Disusun Per-tanggal
		Contoh  :  Neraca Harian 1 Maret s/d 31 Maret 2000
		3.  Membukukan (menjilid) Dokumen-dokumen Tersebut 1 Buku
		Per-jenis, Perbulan
2	Kebersihan dan Pemeliharaan Depo Arsip	1.  Melaksanakan Penyemprotan Depo Arsip Dengan Obat Anti Serang-
		ga dan Pemberian Kapur Barus Pada Boks-boks Arsip
		2.  Membersihkan Lantai Atau Ruangan Arsip
C.  TUGAS SEMESTER
NO	JOB DESCRIPTION	TEKNIS PELAKSANAAN
1	Membuat Laporan Ke Bagian Kearsipan	1.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen Jurnal Terakhir
	Kantor Pusat	2.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen Non Jurnal Terakhir
		3.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen SK, SE, Memo Terakhir
		4.  Melaporkan Posisi Jumlah Melayani Permintaan Data/ Dokumen
		terakhir
		(Format Software Terlampir)
D.  TUGAS TAHUNAN
NO	JOB DESCRIPTION	TEKNIS PELAKSANAAN
1	Pemindahan Dokumen dari Ruangan Tahun Ber-	1.  Mengecek Kelengkapan Dokumen Yang Akan Dipindahkan Seperti
	jalan ke Ruangan In-Aktif 2 Tahun Berjalan	Pengkodean Pada Boks, Kelengkapan Dokumen
		2.  Menyiapkan Tempat Diruangan In-Aktif Dengan Space Yang Disiap-
		kan Cukup Untuk Dokumen Yang Akan Dipindahkan
		3.  Memindahkan Dan menata Arsip Tersebut Diatas Rak Dengan Sistem
		Spiral Dengan Arsip jurnal Terlebih Dahulu Disusun Untuk Selanjut-
		nya Disambung Dengan Non Jurnal
		(Khusus Untuk Dokumen Dalam Boks Arsip)
		4.  Menata Dokumen Untuk Produk Akuntansi Terpisah Dari Rak Arsip
		Untuk Boks dengan Posisi Dokumen Pada Rak Disusun Berdiri
		Dimana Judul Dari Dokumen Terbaca
2	Melaksanakan Pemindahan Dokumen In-Aktif	1.  Membuat Surat Permohonan Penarikan Dokumen Ke Bagian Kear-
	Yang Sudah Lewat Umur Simpan 3 Tahun Ke	sipan Kantor Pusat (Formulir terlampir)
	Record Center Bagian Kearsipan Kantor Pusat	2.  Mencetak Daftar Dokumen Yang Akan Dipindahkan Ke Record Center
		(format software)
		3.  Bersama Dengan Petugas Kearsipan Kantor Pusat Melaksanakan
		Penarikan Arsip, Yaitu :
		- Ikut Menandatangani Berita Acara (format pusat)
		- Melaksanakan Cek Kembali Dokumen Yang Akan Ditarik
3	Melaksanaan Penyusutan Dokumen Yang Akan	1.  Membuat Surat Permohonan Penyusutan Arsip/ Dokumen Tahun……
	Dimusnahkan	2.  Membuat Daftar Non-Arsip/ Arsip Kelebihan Yang Akan Disusutkan
		3.  Print Out Daftar Jurnal Yang Akan Disusutkan
		4. Print Out Daftar Non-Jurnal Yang Akan Disusutkan
		5. Print Out PK Lunas Yang Akan Disusutkan
		6.  Bersama Dengan Team Kearsipan Kantor Pusat Menarik Arsip-arsip
		Yang Akan Disusutkan, Berupa :
		- Ikut Menandatangani Berita Acara Penarikan Dokumen Disusutkan
4	Membuat Laporan Tahunan	1.  Membuat Surat Laporan Tahunan Kebagian Karsipan Kantor Pusat
		(format surat terlampir), Dengan Dilampiri :
		-  Daftar Jurnal Dalam Setahun
		-  Daftar Non Jurnal Dalam Setahun
		-  Daftar Inventaris SK, SE, SI, Memo Dalam Setahun
		-  Daftar Inventaris PK Lunas