Rabu, 20 April 2011

Sistem Penyimpanan Boks


Job Description

JOB DESCRIPTION
TENAGA TEKNIS KEARSIPAN
A.  TUGAS HARIAN
NO JOB DESCRIPTION TEKNIS PELAKSANAAN
1 Menerima Dokumen (Boks dan Odner lainnya) 1.  Dilaksanakan Dengan Jemput Bola Ke Unit-unit Kerja

Dari Unit-unit Kerja 2.  Dilaksanakan Jam 16.30 Setelah Dokumen Di Unit-Unit Kerja Selesai


3.  Menggunakan Form.Penyerahan/ Penerimaan Dokumen (terlampir)



2 Melaksanakan Pemilahan Dan Pengelompokan  1.  Mengelompokan Jurnal Harian

Dokumen 2.  Mengelompokan Dokumen Surat-surat, Memo, SK. SE, SI


3.  Mengelompokan Dokumen Non Jurnal Sesuai Permasalahannya


      Contoh  :  -  Kelompok Neraca Harian


                         -  Kelompok Nominatif


                         -  Kelompok Neraca Rugi/ Laba


4.  Menyusun PK Lunas Kedalam Boks Dengan Sebelumnya Melaksana-


      Penyortiran Berkas PK dari Jaminan Kredit yang Tertinggal


5.  Memisahkan Dokumen Kelompok Non Arsip/ Arsip Kelebihan 


      (Sampah)



3 Pemberkasan Dan Penataan Sementara   1.  Memasukkan kedalam Folder Untuk Jenis-jenis Dokumen Surat-

Dokumen-dokumenYang Diterima       Surat, Memo, SK, SE Dengan Mencantumkan Tgl, Bln dan Tahun


      Dokumen diterima Dan No, Tgl, Bln, Thn Dokumen diluar Folder


2.  Untuk Dokumen Jurnal Melaksanakan Cek Kelengkapan Pencantu-


      man Tgl/Bln/Thn dan Kode Unit Kerja Pada Sampul Jurnal


3.  Memasukan Dokumen-dokumen yang Sudah Dimasukan Ke Folder


      Kedalam Boks Arsip Sesuai Kelompok Dokumennya


      Contoh :  - Boks Khusus Jurnal


                        - Boks Khusus SK, SE, Memo dll


4.  Memberi Kode Klasifikasi Pada Boks dan Judul Dokumen Pada 


      Boks Arsip


5.  Menyusun Boks-boks Tersebut diatas Rak Arsip


      Keterangan  : 


          Pemberkasan kedalam Boks Arsip Terus Dilaksanakan Sampai


          Boks Penuh, Selanjutnya Apabila Penuh Ganti Boks Dengan Judul


          Dan Kode Klasifikasi Sama Tetapi Dikolom Nomor Boks Dicantum-


          kan No Selanjutnya


          Contoh  :


                         - Boks Jurnal Tanggal 10 Januari 2000 s/d 30 Januari 2000


                            Pada Boks No Urut 1 Selanjutnya Boks No Urut 2 dimulai


                            Tanggal 2 Februari 2000 s/d ……………….



4 Menginput Data Ke Komputer 1.  Melaksanakan Input Data Dokumen Jurnal Sesuai Software Pendata-


      an Untuk Jurnal (terlampir) → 1 Sampul 1 Item


2.  Melaksanakan Input Data Dokumen SK, SE, Memo dan Surat-surat


      Lainnya Dengan 1 Folder 1 Item (Software Khusus)


3.  Melaksanakan Input Data Dokumen Non Jurnal Dengan Software 


      Khusus Non Jurnal (terlampir)


      Keterangan  :


           Input Data Dilaksanakan Selama 1 Tahun, Untuk Selanjutnya 


           Daftar Hasil Inputan di Print Dan Dibukukan 1 Tahun Sekali


           1 Buku 1 Kelompok Dokumen



5 Melayani Dan Mencatat Peminjaman/ Pengem- 1.  Membuat Bukti Penyerahan Dokumen Yang Dipinjam Dengan Men-

balian Dokumen       cantumkan Tgl/Bln/Thn Penyerahan, Jenis Dokumen Yang Dipinjam


      Nama Peminjam dan Keterangan Asli atau Copy Dokumen Yang


      Dipinjam









B.  TUGAS BULANAN
NO JOB DESCRIPTION TEKNIS PELAKSANAAN
1 Pemberkasan Non Jurnal Unit Kerja Akuntansi 1.  Mengeluarkan Print Out Dokumen Dari Boks Arsip Khusus Untuk


      Dokumen Produk Akuntansi


2.  Mengelompokan Per-Jenis Permasalahan Dan Disusun Per-tanggal


      Contoh  :  Neraca Harian 1 Maret s/d 31 Maret 2000


3.  Membukukan (menjilid) Dokumen-dokumen Tersebut 1 Buku 


      Per-jenis, Perbulan



2 Kebersihan dan Pemeliharaan Depo Arsip 1.  Melaksanakan Penyemprotan Depo Arsip Dengan Obat Anti Serang-


      ga dan Pemberian Kapur Barus Pada Boks-boks Arsip


2.  Membersihkan Lantai Atau Ruangan Arsip






C.  TUGAS SEMESTER
NO JOB DESCRIPTION TEKNIS PELAKSANAAN
1 Membuat Laporan Ke Bagian Kearsipan  1.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen Jurnal Terakhir

Kantor Pusat 2.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen Non Jurnal Terakhir


3.  Melaporkan Posisi Jumlah Dokumen SK, SE, Memo Terakhir


4.  Melaporkan Posisi Jumlah Melayani Permintaan Data/ Dokumen


      terakhir


      (Format Software Terlampir)



D.  TUGAS TAHUNAN
NO JOB DESCRIPTION TEKNIS PELAKSANAAN
1 Pemindahan Dokumen dari Ruangan Tahun Ber- 1.  Mengecek Kelengkapan Dokumen Yang Akan Dipindahkan Seperti

jalan ke Ruangan In-Aktif 2 Tahun Berjalan       Pengkodean Pada Boks, Kelengkapan Dokumen


2.  Menyiapkan Tempat Diruangan In-Aktif Dengan Space Yang Disiap-


      kan Cukup Untuk Dokumen Yang Akan Dipindahkan


3.  Memindahkan Dan menata Arsip Tersebut Diatas Rak Dengan Sistem 


      Spiral Dengan Arsip jurnal Terlebih Dahulu Disusun Untuk Selanjut-


      nya Disambung Dengan Non Jurnal 


      (Khusus Untuk Dokumen Dalam Boks Arsip)


4.  Menata Dokumen Untuk Produk Akuntansi Terpisah Dari Rak Arsip


      Untuk Boks dengan Posisi Dokumen Pada Rak Disusun Berdiri


      Dimana Judul Dari Dokumen Terbaca



2 Melaksanakan Pemindahan Dokumen In-Aktif  1.  Membuat Surat Permohonan Penarikan Dokumen Ke Bagian Kear-

Yang Sudah Lewat Umur Simpan 3 Tahun Ke       sipan Kantor Pusat (Formulir terlampir)

Record Center Bagian Kearsipan Kantor Pusat 2.  Mencetak Daftar Dokumen Yang Akan Dipindahkan Ke Record Center


      (format software)


3.  Bersama Dengan Petugas Kearsipan Kantor Pusat Melaksanakan


      Penarikan Arsip, Yaitu :


              - Ikut Menandatangani Berita Acara (format pusat)


              - Melaksanakan Cek Kembali Dokumen Yang Akan Ditarik



3 Melaksanaan Penyusutan Dokumen Yang Akan 1.  Membuat Surat Permohonan Penyusutan Arsip/ Dokumen Tahun……

Dimusnahkan 2.  Membuat Daftar Non-Arsip/ Arsip Kelebihan Yang Akan Disusutkan


3.  Print Out Daftar Jurnal Yang Akan Disusutkan


4. Print Out Daftar Non-Jurnal Yang Akan Disusutkan


5. Print Out PK Lunas Yang Akan Disusutkan


6.  Bersama Dengan Team Kearsipan Kantor Pusat Menarik Arsip-arsip


      Yang Akan Disusutkan, Berupa :


      - Ikut Menandatangani Berita Acara Penarikan Dokumen Disusutkan



4 Membuat Laporan Tahunan 1.  Membuat Surat Laporan Tahunan Kebagian Karsipan Kantor Pusat


      (format surat terlampir), Dengan Dilampiri :


        -  Daftar Jurnal Dalam Setahun


        -  Daftar Non Jurnal Dalam Setahun


        -  Daftar Inventaris SK, SE, SI, Memo Dalam Setahun


        -  Daftar Inventaris PK Lunas